En stor del av jobbet på ett kontor innefattar någon typ av pappershantering och därför behövs det också en hel del kompletterande kontorsmaterial som underlättar arbetet.
Visst sker mycket av kommunikationen idag via e-post och det finns även många digitala alternativ för såväl dokumenthantering som arkivering, men olika typer av kontorsmaterial utgör fortfarande majoriteten av ett företags inköp.
Därför är det också viktigt att man tänker till lite när man ska köpa kontorsmaterial så att det blir så kostnadseffektivt som möjligt för verksamheten. Ofta är det till exempel billigare att köpa kontorsmaterial på nätet än i en fysisk butik.
Att välja en helhetsleverantör av kontorsmaterial via nätet underlättar också transporter och underhåll av lager, eftersom man ofta kan ”prenumerera” på förbrukningsmaterial och få påfyllning automatiskt när det börjar ta slut.
Att hålla sitt lager av kontorsmaterial uppdaterat är viktigt både för att verksamheten ska flyta på smidigt och för att undvika irritation bland de anställda när det saknas viktigt material.
Brister på lagret kan i värsta fall dessutom leda till förseningar och oväntade utgifter, så det är bättre att vara ute i god tid och se till att man alltid har rätt kontorsmaterial hemma.
Förbrukningsmaterial som bläckpatroner, toners, pennor och papper är sådant som brukar gå slut snabbt och därmed är värt att hålla ett extra öga på.
Ha gärna några olika sorters papper på lager – exempelvis ett av lite tunnare och billigare kvalitet för intern vardagsanvändning och ett lite tjockare och lyxigare papper för kundkorrespondens.
Glöm inte heller att hålla förråden av kuvert och frimärken fyllda, så att du snabbt kan få iväg viktiga brev och slipper förseningar. Fraktsedlar, kartonger, omslagspapper och emballage är också viktigt att ha hemma om du ofta skickar paket till dina kunder.
För att kunna hålla ordning på dina papper, brev och viktiga dokument behöver du troligtvis även ha ett antal olika typer av mappar och pärmar i lager, liksom batterier till miniräknare, dikteringapparater och annan digital utrustning.
Mindre kontorsmaterial är ofta lätt att glömma bort, men även gem, häftklamrar, pappersklämmor, suddgummin och medel för korrigering, samt tejp, häftmassa, lim och saxar är bra att ha tillgängliga på kontoret.
Oftast behövs det även olika typer av pennor beroende på när och hur de ska användas. Överstrykningspennor är bra att ha för att kunna markera viktig text i presentationsmaterialet inför eller under ett möte, men märkpennor, bläck- och blyertspennor bör också alltid finnas på lager.