I ett aktiebolag så ska man ha en löpande bokföring. Man kan själv sköta om bokföringen för sitt företag men om man har många transaktioner varje månad så är det lättare att låta en bokföringsfirma som har djup kunskap om bokföring att ta hand om bokföringen så att man själv istället kan lägga tiden på företagets kärnverksamhet.
Bokföringen ska ske enligt aktiebolagslagen och finnas tillgänglig så att styrelse kan ta del av rapporter inför styrelsemötena. Oavsett om man själv gör bokföringen eller låter en bokföringsfirma göra den är alltid styrelsen som är ytterst ansvarig för att bokföringen sker och att bokföringen sker på ett korrekt sätt.
Löpande bokföring
Löpande bokföring innebär att alla affärstransaktioner ska bokföras löpande i en grundbok och en huvudbok. Det innebär att bokföring ska ske så snart man kan och absolut senast månaden efter affärshändelsen ägde rum. Kontanter som går in och ut från företaget ska alltid bokföras senast dagen efter.
Bokföringen ska ske enligt bokföringsprincipen och ha ett löpande verifikatsnummer som är unikt för varje händelse. Bokföringen sker lämpligast i ett bokföringsprogram men kan även ske i avsedda konteringsböcker för hand. Underlagen för bokföringen som bland annat kvitton, fakturor, räkningar med mera ska sättas in i en pärm i nummerföljd så att man enkelt kan hitta underlaget för varje transaktion som skett i bokföringen.
Räkenskapsår
Bokföringen sker löpande under aktiebolagets räkenskapsår, som finns specificerat i bolagsordningen. Efter att räkenskapsåret är slut ska ett bokslut sättas samman som visar på hela räkenskapsårets sammantagna affärshändelser. Detta ska vara klart till aktiebolagets bolagsstämma där man fastslår årets bokföring.
Innan bolagsstämman ska revisorn fått tid på sig att granska bokslutet och komma med en revisionsberättelse som ska medfölja bokslutet, både till bolagsstämman och sedan inom 6 månader efter räkenskapsårets slut även skickas in till Bolagsverket.
Revisorns uppdrag
När revisorn granskar bokslutet kommer denne även att kontrollera att skatter är redovisade och betalda i tid under året och även kontrollera att det inte finns oegentligheter i bokföringen.
En revisor kan neka styrelsen ansvarsbefrielse om det finns oegentligheter som skett i bokföringen och en revisor har även skyldighet att meddela skatteverket, om skatter inte har hanteras enligt aktiebolagslagen, eller polisen om det förekommer misstanke om bokföringsbrott.
I det fall som revisorn inte beviljar styrelsen ansvarsbefrielse så är styrelsen personligt ansvarig för de konsekvenser som kan uppstå på grund av deras tidigare handlande.
Därför är det viktigt att man har en bra kontroll över företagets bokföring och löpande sköter om redovisningen så att man själv snabbt upptäcker om det finns brister i bokföringen eller om företaget är på obestånd.