Även en person som inte är insatt i tekniska aspekter av dokumenthantering kan gissa sig till att datafångst handlar om att behandla data på ett eller annat sätt. Mer specifikt handlar det om att systematiskt samla in och behandla information från diverse dokument.
Detta görs för att effektivisera hanteringen av stora mängder dokument, formulär och blanketter som företag dagligen handskas med. Bland annat är det vanligt att fakturor handskas på detta sätt. Idag är det vanligt att företag sysslar med datafångst och det finns många program och tjänster som är specialiserade på just detta.
Flera typer av programvaror är framtagna som kan tolka både hand- och datorskriven text samt streckkoder och symboler.
Anledningen till att datafångst har fått det genomslag det har fått är att det sparar tid och pengar för företag. Dokument, såsom fakturor, behöver inte längre hanteras manuellt, vilket gör att företaget sparar in på den administrativa bördan eftersom personalen spenderar färre timmar på detta.
Dessutom innebär den automatiserade hanteringen av dokument att dokumenthanteringen går betydligt snabbare än den tidskrävande manuella hanteringen. Dessutom är datafångst säkrare och minskar riskerna för inmatningsfel när mänskliga misstag tas ur ekvationen.
Men den kanske främsta vinsten med datafångst är att det blir betydligt enklare för företag att snabbt och effektivt hitta vad de söker i de stora mängder med information som behandlas dagligen. Det fungerar, i korthet, som en sökfunktion. Om du vet vad du letar efter är det alltså bara att söka efter det i alla dokument som har lästs in.
I dagens digitaliseringsprocess är det inte svårt att förstå att denna typ av dokumenthantering ökar markant. Inte bara för att dra ner på arbetstimmar på administration och därmed spara pengar, utan för att förenkla lagring av information.
Genom att digitalisera även gamla, och inte bara nyinkomna, fakturor och dokument, samlas all information på ett och samma ställe. Det gör att företaget slipper överlappande system och lätt kan navigera bland all information.
Det är vanligt att ett utomstående företag som är expert på datafångst anlitas. Det gör att företaget som behöver tjänsten inte behöver ha all kunskap. Istället har det inhyrda företaget expertisen som behövs guidar företaget under hela processen.
Det inhyrda företaget sköter hela digitaliseringen av önskade dokument och hjälper till att sätta upp system för hur informationen tolkas och sorteras. När personalen har lärt sig det nya systemet kan företaget njuta av datafångstens alla dess fördelar som följer med och den effektivitet det ger!